Pasientarkiv

Pasientarkiv

Saksbehandling skjer i fagsystemet Gerica. All korrespondanse og helseopplysningar kring ein pasient blir ført i pasientjournalen (EPJ-delen) i fagsystemet. Gerica fekk i 2021 etablert godkjend NOARK arkivkjerne og innebygd SvarUT-teneste for sikker digital postutsending. Gerica vil få SvarInn i løpet av 2022.
Vedtak om tvang og makt til Statsforvaltaren blir ekspedert og arkivert i pasientsak i Acos WebSak. Det same gjeld klagesaker.
Pasientarkivet er fullelektronisk.

Saksmappe per pasient

Tittel - Pasientsak. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - PASIENT
Sakstype - PAS
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - PA-3

Innhald i arkivdel
  • Vedtak om bruk av tvang og makt til Statsforvaltaren
  • Vedtak om tvungen helsehjelp til Statsforvaltaren
  • Vedtak om vederlag
  • Vedtak om eigenbetaling for institusjonsopphald
  • Tilbakemelding om vedtak
  • Vidareføring av vedtak
  • Dispensasjonssøknad frå utdanningskravet
  • Innkalling og referat til samarbeidsmøte
  • Søknad om helse- og omsorgsteneste
  • Innkalling og referat frå tiltaksmøte
  • Innhenting av opplysningar frå barnevern
  • Klagesaker
  • Melding om behov for vergemål
  • Søknad om koordinator og individuell plan
  • Ansvarsgruppe/koordinatorgruppe
  • Melding frå barnevern
  • Bekymringsmelding til politiet
  • Rapportar til Statsforvaltaren
Tilgang til arkivdel

Kommunedirektør, kommunalsjef helse- og omsorg og arkivpersonell. Einingsleiar har tilgang til alle pasientsaker under si eining. Saksbehandlar med autorisasjon til arkivdel har tilgang til eigne saker og saker dei blir gitt tilgang til.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:

Sensitiv

Lovheimel:

Off.lova §13 jf forv.lova §13

Tilgjengelegheit:

Dei som har behov for informasjon om pasienten for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til pasientsaka

Integritet:

Pasientsaka, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogeleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom, og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.

Konfidensialitet:

Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks.

Behandling

Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.