Klassifikasjon:

Sensitiv

Lovheimel:

Off.lova §13 jf forv.lova §13

Tilgjengelegheit:

Dei som har behov for informasjon om den tilsette for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til personalmappa

Integritet:

Personalmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogeleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom, og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.

Konfidensialitet:

Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks.

Behandling

Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.

Tittel

Dokumenttype

Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)

U (m/vedlegg)

Takkar ja til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Takkar nei til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Signert arbeidsavtale fast stilling

I, U

Signert arbeidsavtale midlertidig stilling

I, U

Signert arbeidsavtale pensjonist

I, U

ALT. 2 :Arbeidsavtale i (..)% fast stilling som (stilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Tidsavgrensa arbeidsavtale som (stilling) for tida (tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t. (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Underteikna arbeidsavtale i (..)% i (fast/vikar/engasjementstilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

ALT. 2 :Underteikna tidsavgrensa arbeidsavtale i (..)% for perioden(tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

Politiattest (sjå rutine s. 7) – maljournalpost skal nyttast

X

Skal ikkje skannast

Tuberkulosetest datert (dd.mm.åå) levert

I

Signert MRSA-skjema (dd.mm.åå)

I

Signert teiepliktsskjema *

I

Teiepliktskjema underteikna og levert (dd.mm.åå)

I

Sikkerheitsinstruks

Tenesteattest / Tenestetidattest

U

Utmerking for (…..)

U

Søknad om dekking av utgifter til databriller

I

Tilskot til dekking av databriller

U

Vedtak om dekking av utgifter for databriller

U

Avtale bruk av eigen bil i teneste

I/U

Avtale om bilgodtgjering

I/U

Avtale om EK-teneste

I/U

Avtale om heimekontor

I/U

Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)

I

Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett

U

Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)

U

Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett

U

Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar

U

Varsel om oppseiing grunna nedbemanning frå (dd.mm.åå)

U

Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

I

Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

U

Endring i arbeidsavtale

U m/vedlegg

Stadfesting av arbeidsforhold

U

Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)

U

Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)

U

Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)

U m/vedlegg

Tek i mot tilbod om sluttpakke

I

Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)

I

Stadfesting på oppseiing av stilling

U

Opphøyr av stilling grunna alder

U

Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år

I

Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)

U

Tilbod om senioravtale

U m/vedlegg

Signert senioravtale

I

Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)

I

Arbeidsløyve <skildring>

I/U

KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)

X

Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)

U

Tittel

Dokumenttype

Vitnemål frå (……) skule

I

Attest frå (……)arbeidsgjevar

I

Fødselsattest

I

Kurs for (……) Kursbevis

I

Sertifikat/godkjenning for (……)

I

Autorisasjon for (……)

I

NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>

I

NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>

I

Fagbrev for (……)

I

Offentleg godkjenning for (……)

I

Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanning

I

Svar på støtte til (……)utdanning

U m/vedlegg

Avslag på søknad om støtte til (……) utdanning

U

Avtale om bindingstid

I

Støtte til vidareutdanning

U

Tittel

Dokumenttype

Lønnsmelding (start, endring, stopp)

U N (personal som mottakar)

Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandling

U

Skjema om endra løn grunna ny utdanning

X N (personal som mottakar)

Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon

U

(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos)

Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)

I

Melding om yrkesskade

I

Melding om stopp av lønn ved maks. dato

N (personal som mottakar)

Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

I

Tittel

Dokumenttype

Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

I

Søknad om ( …. )permisjon

I

Svar på søknad om (….)permisjon

U

Avslag på søknad om (….)permisjon

U

Referat frå (…..) møte

N, U og I

Sjukmelding - Plan for oppfølging

N, U og I

Sjukmelding - Avtale om (…..)

X

Innkalling til dialogmøte

U

Varsel om tap av rett til eigenmelding

U

Tap av rett til sjukmelding

U

Omplassering grunna helse

U

Avtale om utprøving av anna arbeid

I