Innsyn i offentlege dokument vert behandla av postmottak, ved at journalpostar blir sendt på e-post frå aktuell arkivsak inne i WebSak. Desse krava er ikkje journalpliktige og blir lagra i eiga e-postmappe i 2 månadar før sletting.
Innsyn i skjerma dokument blir registrert på aktuell arkivsak og arkivet koordinerer oppgåva til saksbehandlar. Saksbehandlar har ansvar for å behandle kravet.
Avslag eller delvis avslag med ei grunngjeving for avslaget blir ført i arkivsaka.
Klage på avslag skal journalførast på same sak som innsynskravet.
Saksbehandlar har ansvar for at innsynskravet vert vurdert på nytt ut frå innhaldet i dokumentet, lovheimel og opplysingane i klagen.
Dersom det framleis ikkje kan gis innsyn skal klagen sendast til Statsforvaltaren i Møre og Romsdal.
Det blir oppretta ny og eiga arkivsak i arkivdel Innsyn dersom innsynskravet:
- er omfattande og gjeld mange dokument i fleire saker
- ikkje gjeld ei bestemt sak eller dokument
- gjeld ei personalmappe, barnemappe eller likande
Ei saksmappe pr innsynskrav
Tittel – Innsynskrav <område, emne>
Arkivdel - INNSYN
Sakstype - GS
Klassering - SSA 04 – ev. FNR
Tilgangskode – UO-1 eller ingen
JP-tittel: Innsynskrav - <kort skildring av kva saka gjeld>
All vidare korrespondanse journalførast i same sak