Elevarkiv

Elevarkiv

Saksbehandling skjer i Edlevo (tidlegare Tieto Education) og Sikker Arbeidsflyt med integrasjon for arkivverdig dokumentasjon til Acos WebSak. Klasselister og karakterprotokollar vert overført via integrasjon til saksarkivet som samlesaker per år.
Elevarkivet er fullelektronisk.

Saksmappe per elev

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - ELEV
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3

Innhald i arkivdel

Døme på innhald

  • Innskriving til skule
  • Søknad og vedtak om permisjon frå undervisning
  • Søknad og vedtak om skuleskyss
  • Innkalling og referat frå samarbeidsmøter
  • Flyttemelding
  • Melding til barnevernet
  • Innhenting av opplysningar til barnevernet
  • Aktivitetsplan §9A
  • Skademelding
  • Undervegsvurdering
  • IOP
  • Tilvising til PPT
  • Sakkunnig vurdering frå PPT
  • Årsrapport
  • Søknad om hjelpemiddel
  • Vedtak om fritak frå nasjonale prøver
  • Innkalling og referat møter med barnevern
  • Varsel om nedsetting av karakter, orden, åtferd
  • Pedagogisk rapport skule
  • Samtykke til samhandling
Tilgang til arkivdel

Kommunedirektør, kommunalsjef oppvekst, skulesjef og arkivpersonell. Einingsleiar/rektor har tilgang til alle elevmapper for sin skule. Saksbehandlar med autorisasjon til arkivdel har tilgang til eigne saker og saker dei blir gitt tilgang til. Elevmapper i barneskular vert overført til ungdomsskule ved oppstart av 8. klasse, og avslutta etter ferdig skulegang.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:

Sensitiv

Lovheimel:

Off.lova §13 jf forv.lova §13

Tilgjengelegheit:

Dei som har behov for informasjon om eleven for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa

Integritet:

Elevmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogeleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom, og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.

Konfidensialitet:

Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks.

Behandling

Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.