Kommunen har ansvar for viktige samfunnsoppgåver som skule, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstenester. Kommunale arkiv vert blant anna brukt til å dokumentere barnevernet si handtering av saker, oppfølging av kvar enkelt elev og korleis pleietrengande vert tekne vare på.
Kommunale arkiv er også ei viktig kjelde til kunnskap om samfunnet og lokal identitet. Dei dokumenterer alt frå endringar i næringsgrunnlaget, regional planlegging, kulturminnevern, krisehandtering, kloakkutslepp, viltbestand, kulturtilbod, eigedomsgrenser og kva endringar bygg har gjennomgått sidan det vart oppført.
Kva dokumentasjon som skal kasserast, bevarast og kor lenge det skal bevarast, er vedteke i kommunens eigen bevarings- og kassasjonsplan. Her finn ein ei oversikt over kva kommunen gjer med dokumentasjonen.
Kommunikasjonskanalar
Kommunen skal bruke dei til ein kvar tid aktuelle og relevante kanalar som er for kommunikasjon og medverknad. Kva som er aktuelle og relevante kanalar vil avhenge av bodskap, type kommunikasjon og kva målgruppe vi vil nå.
Dei mest brukte kanalene:
- Hareid.kommune.no er hovudkanal for kommunen sine tenester
- Sosiale medier
- Tradisjonelle medier, som post, e-post, digital kommunikasjon, telefon, sms
Automatisert rettsbruk
Om Ulstein kommune heilt eller delvis automatiserer rettsbruk, skal vi dokumentere:
- datatypane som blir brukte
- kjeldene som blir brukte for dei datatypane
- behandlingsreglane som er utleidde frå rettsreglane, og som er styrande for avgjerdene, og
- endringane av systemet som er utførte på bakgrunn av vedtak av lover og forskrifter og andre politiske vedtak.
Dette er for tida ikkje i bruk i kommunen.