Personalmapper

Personalmapper

Frå oppstart av Acos Websak i mai 2019 og fram til 31.12.2023 har vi hatt personalmapper i «mappe i mappe»-struktur: 

Desse mappene vert avslutta, men leiar og HR har lesetilgang på alle dokument i mappene. Leiar ser dei gamle mappene i «Mine aktive personalmapper websak»

Frå 01.01.2024 vart det oppretta nye personalmapper for kvar tilsett.
Personalmappene skal ha sakstype VPER, har fast skriveregel i malsak og integrasjon mot Visma Enterprice. 

Legge inn nye dokument på tilsette:
Det må opprettast ei ny personalmappe manuelt i Websak. Ved oppretting av ny mappe vel du malsak «Personalmappe Ny» frå nedtrekksmenyen.

Arkivet vil kvalitetssikre dei nye sakene og endre status frå R – reservert sak, til B – under behandling, og legge til klassering (fødselsnummer) om det manglar. 

Hugs at tilsette i UEKF har eigen arkivdel. Då må du endre frå «KOM-Ulstein kommune» til «UEKF-Ulstein eigedomsselskap KF».

Tilsetting:

  • Legg inn kryssreferanse til tilsettingssak
  • X-notat – leiar og personal/lønn er kopimottakar
  • Inngåande dokument - leiar er mottakar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar
TittelDokumenttype
Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)U (m/vedlegg)
Takkar ja til fast/midlertidig stilling (-sauke)I
Takkar nei til fast/midlertidig stilling (-sauke)I
Signert arbeidsavtale fast stillingX
Signert arbeidsavtale midlertidig stillingX
Signert arbeidsavtale pensjonistX
ALT. 2 :Arbeidsavtale i (..)% fast stilling som (stilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)U
ALT. 2 :Tidsavgrensa arbeidsavtale som (stilling) for tida (tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t. (eining/avdeling)U
ALT. 2 :Underteikna arbeidsavtale i (..)% i (fast/vikar/engasjementstilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)I
ALT. 2 :Underteikna tidsavgrensa arbeidsavtale i (..)% for perioden(tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)I
Politiattest (sjå rutine s. 7)Merknadstype POAT
Tuberkulosetest datert (dd.mm.åå) levertX
Signert MRSA-skjema (dd.mm.åå)X
Signert teiepliktsskjema *X
Teiepliktskjema underteikna og levert (dd.mm.åå)X
Sikkerheitsinstruks 
Tenesteattest / TenestetidattestU
Utmerking for (…..)U / X
Søknad om dekking av utgifter til databrillerI
Tilskot til dekking av databrillerU
Vedtak om dekking av utgifter for databrillerU
Avtale bruk av eigen bil i tenesteX
Avtale om bilgodtgjeringX
Avtale om EK-tenesteX
Avtale om heimekontorX
Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)I
Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrettU
Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)U
Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrettU
Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivarU
Varsel om oppseiing grunna nedbemanning frå (dd.mm.åå)U
Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)I
Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)U
Endring i arbeidsavtaleU m/vedlegg
Stadfesting av arbeidsforholdU
Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)U
Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)U
Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)U m/vedlegg
Tek i mot tilbod om sluttpakkeI
Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)I
Stadfesting på oppseiing av stillingU
Opphøyr av stilling grunna alderU
Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 årX
Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)U
Tilbod om senioravtaleU m/vedlegg
Signert senioravtaleX
Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)X
Arbeidsløyve <skildring>X
KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)X
Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)X
Støtte til vidareutdanning 

 

Kompetanse

Leiar og personalavdeling er (kopi)mottakar

TittelDokumenttype
Vitnemål frå (……) skuleX
Attest frå (……)arbeidsgjevarX
Kurs for (……)X
Sertifikat/godkjenning for (……)X
Autorisasjon for (……)X
NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>X
NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>X
Fagbrev for (……)X
Offentleg godkjenning for (……)X
Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanningI
Svar på støtte til (……)utdanningU m/vedlegg
Avslag på søknad om støtte til (……) utdanningU
Avtale om bindingstidX

 

Lønn og forsikring

Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er (kopi)mottakar (i tillegg til leiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

TittelDokumenttype
Lønnsmelding (start, endring, stopp)X
Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandlingU
Skjema om endra løn grunna ny utdanningX
Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjonX
(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos) 
Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)X
Melding om yrkesskadeX
Melding om stopp av lønn ved maks. datoX
Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)X

 

Permisjon og fråvær

Leiar er mottakar og personal er kopimottakar på inngåande brev.
Permisjonar er dei som ikkje gjeld korte velferdspermisjonar, som:

  • Omsorgspermisjon
  • Foreldrepermisjon
  • Utdanningspermisjon
  • Sjukepermisjon
TittelDokumenttype
Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)X
Søknad om ( …. )permisjonI
Svar på søknad om (….)permisjonU
Avslag på søknad om (….)permisjonU
Referat frå (…..) møteX
Sjukmelding - Plan for oppfølgingX
Sjukmelding - Avtale om (…..)X
Innkalling til dialogmøteU
Varsel om tap av rett til eigenmeldingU
Tap av rett til sjukmeldingU
Omplassering grunna helseU
Avtale om utprøving av anna arbeidX

 

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode

Innhald ei slik sak kan vere:

  • AKAN-saker
  • Åtvaring
  • Varsling
  • Bekymringsmelding
  • Referat frå møte/samtale
  • Melding til politi
  • Førehandsvarsling
  • Drøftingsmøte
  • Avskjed/suspensjon
  • Oppseiing
  • Korrespondanse med rettsinstans/advokat
  • Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
  • Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)
TittelDokumenttype
ÅtvaringI
VarslingU
BekymringsmeldingI
Referat frå møte/samtaleX
Melding til politiU
FørehandsvarslingU
DrøftingsmøteX
Avskjed/suspensjonU
OppseiingU
Korrespondanse med rettsinstand/advokatU / I
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonaneU / I
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)X